Como realizar a gestão do controle de estoque em pequenas empresas

Realizar o controle de estoque é imprescindível para que um negócio não perca dinheiro. E, por isso, a gestão do controle de estoque deve estar sempre em dia. 

Mas como fazer isso? Como administrar totalmente esse setor da empresa? 

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque é o acompanhamento de todos os produtos do negócio. Isso significa que devem ser controlados os dados de entrada e saída desses produtos, se a quantidade está correta, validade e outros dados, para que não ocorra nenhum tipo de prejuízo.

Ter um estoque organizado pode, além de evitar prejuízos, oferecer vantagens para a empresa. Isso acontece, porque os processos se tornam mais eficientes, facilitando as vendas e a organização de processos internos.

É importante lembrar que os produtos são ativos da empresa, ou seja, bens que a empresa possui que podem ser convertidos em meios monetários. 

Como fazer a gestão do controle de estoque?

Existem algumas maneiras de fazer o controle de estoque. Algumas se mostram mais precisas e mais fáceis, como um sistema de gestão do controle de estoque. Entenda as maneiras de fazer esse controle.

Controle manual

Qualquer maneira de fazer esse controle é bem vinda. Ao fazer um controle manual, você deve especificar quais produtos são vendidos na sua empresa, quais estão em estoque, os valores de compra, valores de venda e a respectiva movimentação. Também é interessante especificar as unidades de medidas. 

Assim, pode ser feito uma página para cada produto, ou para cada mês, e inserir os dados necessários para esse controle.

Planilha de Controle de Estoque

Uma planilha de controle de estoque tem o mesmo princípio que o controle manual, porém, ela é feita no computador, em um programa de planilhas. Dessa forma, ela pode ser dividida em especificações do produto e movimentações por mês.

Mas, para fazer a gestão do controle de estoque em uma planilha, não é preciso montar ela do zero. O eGestor possui uma planilha de controle de estoque disponível para download gratuito.

Sistema de gestão de controle de estoque

O último e mais completo meio de fazer a gestão do controle de estoque é através de um sistema. Através dele, basta inserir as informações do produto e pronto. Assim, cada venda feita e registrada no sistema faz a retirada do produto do estoque, conforme informado.

Além disso, o sistema traz diversos relatórios para aprimorar esse controle. Entre eles, indicar quantos itens você precisa comprar a partir do estoque mínimo, ou produtos que são mais rentáveis, com a curva ABC.

Importância do controle de estoque

Ter um estoque organizado pode fazer toda a diferença em um negócio. Quando se tem os dados completos sobre os produtos que você tem em estoque, é possível realizar promoções e vender mais. Também se pode entender as movimentações de entrada e saída, o que pode facilitar no controle de fluxo de caixa. Com isso, é possível saber se algum produto ou matéria-prima está faltando ou sobrando. Dessa forma, não se tem produtos sobrando e fazendo volume no estoque, mas também não faltam produtos.

Mas nem só para dar mais lucro serve o controle de estoque. Com essa gestão bem feita, se pode evitar alguns prejuízos que um controle de estoque mal feito pode trazer. Quando falamos de produtos perecíveis, por exemplo, se não usamos propriamente os métodos de gestão de controle de estoque, pode-se perder muitos produtos que passam da data de expiração. Por isso, o mais indicado é utilizar métodos como PEPS e UEPS, 

Porém, nem só com produtos perecíveis que se deve estar atento. Muitas vezes somos levados a acreditar que os produtos que mais vendem são os mais rentáveis, mas isso não é certo. Existe um método de controle de estoque que calculam tanto o lucro que se tem com um produto, tanto a sua movimentação, esse é a curva ABC. 

Outra vantagem em relação a esse controle é que você pode sair na frente da concorrência ao ter determinado produtos que outros não tem. 

Métodos de controle de estoque

Ainda que fazendo a gestão do controle de estoque manualmente, por planilha ou com um sistema de controle de estoque, é necessário se atentar a maneiras de fazer esse controle. É importante se atentar que apenas PEPS, UEPS e o Custo Médio são aceitos pelo Fisco. Entenda mais sobre eles.

PEPS

PEPS quer dizer Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Como se pode ver, o processo é bem simples, ele consiste na saída dos produtos por ordem cronológica, bem como o nome já diz, o primeiro produto a entrar deve ser o primeiro a sair.

Esse método é amplamente utilizado e é de grande ajuda para quem comercializa produtos perecíveis, mas não só a esses, uma vez que evita desperdício. 

UEPS

Ao contrário do PEPS, o UEPS significa Último a Entrar, Primeiro a Sair. Assim, os itens que entram no estoque por último devem ser os primeiros a saírem em uma venda. Esse método prioriza os produtos mais caros, quando esse for o caso. Mas, não pode ser utilizado com produtos perecíveis. 

Custo médio

O método de custo médio, também chamado de Média Ponderada Móvel ou Preço Médio Ponderado. Para utilizar o custo médio, é necessário somar os valores de produtos que estavam no estoque com os produtos novos e dividir esse valor pelo total de produtos. Assim, esse valor é utilizado em cálculos de venda e da dedução do IRPF.

Estoque mínimo

O estoque mínimo é um estoque a mais, além da quantidade mínima exigida. Ele serve para repor produtos no caso de aumento de vendas, por exemplo.

Just in time

O Just in Time, ou “Na Hora Certa” em português, é quando se tem o estoque no mínimo. Assim, é  possível diminuir gastos dentro da empresa.

Curva ABC

A curva ABC divide os produtos em três categorias:

• A: São os principais produtos da empresa, são mais rentáveis e possuem um giro razoável.
• B: São produtos com um giro razoável e que trazem um faturamento bom. 
• C: Produtos que não possuem muito giro e não trazem um faturamento muito bom.